Czym naprawdę zajmuje się Sekretarka? Opis stanowiska

Zawód sekretarki owiany jest wieloma mitami, przy czym najpowszechniejsze z nich są jednocześnie najbardziej krzywdzące. Bardzo często można spotkać się ze stwierdzeniem, że sekretarka to osoba, która odbiera telefony, parzy kawę i przyjmuje interesantów swojego przełożonego. Poza tym oczywiście,,siedzi na sekretariacie” i ładnie wygląda. Nic bardziej mylnego!

Ażeby w pełni zrozumieć zawód sekretarki, trzeba zobaczyć kilka ofert pracy, dotyczących tego stanowiska. Wbrew pozorom wymagania potencjalnych pracodawców są wysokie. Najczęściej spotykanymi wymogami jest na przykład wykształcenie wyższe (najbardziej pożądane kierunki to administracja, ekonomia, rachunkowość), znajomość języka obcego, samodzielność i – przede wszystkim – znajomość programów i umiejętność obsługi urządzeń biurowych.

Co robi sekretarka?

Po pierwsze obsługuje biuro, czyli tak zwany sekretariat. Przyjmuje interesantów, kontrahentów – innymi słowy, jest pierwszą osobą z firmy, z którą potencjalny petent ma do czynienia. Każdy klient musi być traktowany indywidualnie, wszystkie sekretarki powinny udzielać kompleksowych, kompletnych informacji zainteresowanym. Bardzo ważnym zadaniem z punktu widzenia każdej firmy jest także obsługa kontrahentów.

Kolejna sprawa to sprawowanie nadzoru nad obiegiem dokumentów firmy. Co się z tym wiąże? Przede wszystkim wysyłka i odbiór poczty, kurierów i maili. Wbrew pozorom nie jest to wcale proste zadanie. Sekretarka powinna bowiem przy tym wszystkim pamiętać o ochronie danych osobowych, tak więc żadna pomyłka nie wchodzi w grę.

Bardzo często sekretarki odpowiedzialne są również za przygotowanie oraz obsługę spotkań, planowanie wyjazdów służbowych i ich rozliczanie. Warto również wspomnieć o zakupach. Małe firmy, które nie posiadają własnego działu zakupów bardzo często zrzucają tę odpowiedzialność na sekretariaty.

Kolejna rzecz to osławiona już obsługa urządzeń biurowych

Każdy sekretariat ma na wyposażeniu ksero, drukarkę, faks i telefon. I chociaż sprawa wydaje się w tym wypadku prosta to wbrew pozorom, nowoczesne sprzęty nie są wcale takie łatwe w obsłudze, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że wiele dokumentów musi być gotowe,,na już”.

Należy pamiętać, że różne firmy, w zależności od branży, wymagają od sekretarek jeszcze mnóstwa innych rzeczy. Opanowanie wszystkich tych obowiązków nie jest proste, a wręcz przeciwnie – wymaga przede wszystkim wiedzy, samodyscypliny, opanowania oraz dobrej organizacji czasu pracy.

Jak widać, sekretarka to osoba, która ma ogrom obowiązków. Stereotyp, że sekretarka to osoba, która parzy kawę i ładnie wygląda jest bardzo krzywdzący, co potwierdzi każdy człowiek zatrudniony na tym stanowisku.